EMPRESAS y CUENTAS ANUALES

Las cuentas anuales, una vez depositadas en el Registro Mercantil, son “públicas”, o sea que cualquier persona puede obtener una copia y así conocer cómo es una empresa determinada. Hoy en día esta publicidad se considera una garantía que permite dotar de seguridad jurídica tanto al tráfico mercantil como a las inversiones financieras, así los clientes (proveedores, accionistas, bancos, etc.) pueden conocer la empresa y tomar sus decisiones en consecuencia.

Para el depósito de las cuentas anuales se deben realizar una serie de trámites y cumplir un cierto calendario:

1. Formulación por los administradores de las cuentas anuales: dentro de los tres primeros meses posteriores al cierre contable de la sociedad (31 de diciembre normalmente), los administradores deben confeccionar las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria explicativa y en ocasiones un informe de gestión. La fecha límite será habitualmente el 31 de marzo de cada año.
2. Dentro de los seis meses posteriores al cierre los administradores deben convocar a los socios a una Junta para someter a su aprobación las cuentas anuales. La fecha límite suele ser el 30 de junio de cada ejercicio.
3. Una vez aprobadas, los administradores deben emitir una certificación del acuerdo de Junta en la que se aprobaban las cuentas. La firma del administrador que conste en dicha certificación debe quedar legitimada por un notario.
4. La presentación de las cuentas para su depósito puede hacerse en soporte papel o mediante soportes informáticos. La fecha límite para la presentación suele ser el 30 de julio de cada año.
5. Una vez depositadas las cuentas, el Registrador Mercantil comprueba que se han cumplido todos los requisitos y si no hay salvedad alguna se procede a su inscripción. Transcurrido un plazo de 15 o 20 días se debe recoger el certificado de depósito emitido por el Registro.

Todos estos trámites acostumbran a ser una carga para las empresas que aún siendo mercantiles, son pequeñas, con pocos socios, o puramente familiares. Lamentablemente todas las sociedades, con independencia de su tamaño, deben cumplir con los mismos requisitos. Las sociedades mercantiles de pequeño tamaño suelen delegar todo el proceso administrativo a gestorías o despachos profesionales que impulsan el proceso y confeccionan todos los documentos necesarios.

Actualmente la falta de depósito de las cuentas anuales se sanciona con el bloqueo por parte del Registro Mercantil de otros documentos sujetos a inscripción: ampliaciones de capital, cambios/renovaciones del cargo de administrados, cambios de domicilio, etc. y dejan una puerta abierta, a fin de cobrar las posibles deudas que esa empresa tenga contraída, a través de la acción de responsabilidad de los administradores, dirigiéndose en ese caso, contra el patrimonio personal de los administradores, en lugar de ir contra el patrimonio de la sociedad, acción judicial, que en tiempos como los actuales, se ha convertido, en muchos casos, en la única manera de “obligar” al pago a las empresas, que se han convertido en “morosos profesionales”